eVakan käyttäjäpolut – sujuvaa arkea varhaiskasvatuksen kaikille osapuolille
Varhaiskasvatus on arjen tärkeä kivijalka monelle perheelle – ja sen taustalla toimiva järjestelmä vaikuttaa merkittävästi siihen, miten sujuvaa arki on niin huoltajille, kasvattajille kuin kunnillekin. Sujuvan varhaiskasvatuksen tueksi Haltu toteuttaa eVaka-järjestelmän käyttöönottoja ja ylläpitoa.
eVaka on alunperin Espoon kaupungin kehittämä avoimen lähdekoodin toiminnanohjausjärjestelmä varhaiskasvatukseen. Se kokoaa yhteen hakemukset, viestinnän, läsnäoloseurannan ja laskutuksen – ja toimii tietoturvallisena yhteydenpitokanavana huoltajien ja varhaiskasvatuksen välillä. Tässä postauksessa on kuvattu eVaka-järjestelmän tärkeimmät käyttäjäpolut järjestelmään tutustumiseksi ja sen käytön tueksi.
Hakemuksesta hoitopaikkaan – näin polku alkaa
Kaikki alkaa siitä, kun huoltaja etsii tietoa varhaiskasvatuksen aloittamisesta kunnan verkkosivuilta. Hänet ohjataan kunnan omaan eVaka-järjestelmään, jossa hakeminen tapahtuu helposti: huoltaja valitsee haluamansa varhaiskasvatusmuodon ja täyttää hakemuksen.
Hakemusten käsittelystä vastaavat kunnan työntekijät eVakan kautta. Kunnan palveluohjaaja tekee lapsen sijoituksen sopivaan yksikköön ja järjestelmä lähettää sijoituspäätöksen automaattisesti huoltajalle Suomi.fi-viestinä. Lapsen huoltaja voi tämän jälkeen joko hyväksyä tai hylätä varhaiskasvatuspaikan. Päiväkodissa lapsiryhmien muodostaminen hoituu sijoitusyksikön johdon kautta, suoraan eVakan tiedoista.
Lasten saapuminen päiväkotiin – sujuva aloitus eVakan avulla
Päiväkotiaamu alkaa eVakassa, kun kasvattaja avaa ryhmänsä lasten saapumisnäkymän työpuhelimeltaan. Hän selaa listaa niistä lapsista, joita odotetaan paikalle, ja tarkistaa mahdollisia lasten poissaoloista kertovia viestejä. Kun lapsi saapuu, kasvattaja tarkistaa perustiedot ja kuittaa lapsen saapuneeksi. Näin reaaliaikainen lapsilista pysyy ajan tasalla ja kasvattaja näkee, ketkä lapset ovat jo paikalla ja ketkä vielä tulossa. Tämä päivittäinen rutiini muodostaa pohjan turvalliselle ja suunnitelmalliselle päiväkotipäivälle.
Lapsen arki eVakassa – läpinäkyvää ja reaaliaikaista
Kun lapsi aloittaa päiväkodissa, alkaa myös hänen digitaalinen päiväkirjansa eVakassa. Saapumismerkinnän jälkeen kasvattajat kirjaavat merkintöjä toiminnasta, esimerkiksi askarteluista ja ruokailuista, nukkumisista ja muista huomioista. Näin huoltaja voi eVakan kautta nähdä reaaliaikaisesti lapsensa päivän kulun. Kun lasta tullaan hakemaan, merkkaa kasvattaja lapsen poistuneeksi. Samalla hän voi katsoa eVakasta muiden kasvattajien päivän aikana kirjoittamia muistiinpanoja, joita kertoa lapsen hakijalle.
Laskutus ilman yllätyksiä
Kasvattajien merkkaamat läsnäolo- ja poissaolotiedot muodostavat laskutuksen perustan. eVaka koostaa huoltajan ilmoittamien tulotietojen ja taloushenkilön syöttämien tietojen pohjalta tarvittavat talouspäätökset. Näistä tiedoista järjestelmä muodostaa kunnalle kuukausittaiset laskuluonnokset, jotka taloushenkilö tarkistaa ennen siirtoa laskutusjärjestelmään. Lopuksi huoltaja saa laskun ja voi tarkistaa sekä maksaa sen helposti.
eVaka tukee laajasti varhaiskasvatuksen toimintaa
Tässä esitellyt käyttäjäpolut kuvaavat vain muutamia eVakan yleisimpiä ja arjen kannalta keskeisimpiä käyttötapauksia. Arkeen eVakan kanssa kuuluu luonnollisesti muutakin, sillä järjestelmä tarjoaa lukuisia mahdollisuuksia monipuoliseen varhaiskasvatuksen toiminnan tukemiseen niin virkailijoiden, kasvattajien kuin huoltajienkin näkökulmasta. Lisäksi eVakan kehitys jatkuu edelleen kehittäjäkuntien toimesta tiiviissä yhteistyössä käyttäjien kanssa, mikä mahdollistaa järjestelmän jatkuvan laajentamisen ja varhaiskasvatuksen muuttuvien tarpeiden tukemisen myös tulevaisuudessa.
